Les 8 Meilleurs Hébergeurs de Mails Professionnels (Et Sécurisés)

Un service de messagerie fiable est essentiel pour toute entreprise qui vise à renforcer la sécurité et la sophistication de ses échanges, qu’ils soient internes ou externes. Il joue le rôle discret de liaison, rassemblant collaborateurs, clients et prospects ainsi que les concepts et les données. Cependant, parmi de nombreuses alternatives, choisir le plus approprié peut s’avérer complexe. Dans ce texte, nous allons explorer ensemble les éléments essentiels des meilleurs fournisseurs de services de messagerie actuels, afin de vous guider dans votre processus décisionnel.

Les hébergeurs d’adresses emails professionnelles en #Short

Contrairement à un programme de messagerie d’entreprise, un service d’hébergement de boîtes mail englobe les aspects de stockage, de routage, de gestion et de protection des adresses e-mails.
Parmi les meilleurs fournisseurs de services d’hébergement d’e-mails actuels, on trouve Infomaniak, EX2 et ProtonMail (bien que Google Workspace puisse également être une option viable pour les professionnels familiarisés avec les outils de Google).

Infomaniak kMail

Infomaniak représente une société d’hébergement web sise en Suisse qui étend son offre aux services de messagerie professionnelle via kMail, son logiciel de courrier électronique professionnel sécurisé.

Avec une expertise de plus de 25 ans et une gestion de plus d’un million de comptes e-mail, Infomaniak se positionne comme un hébergeur web et e-mails de renom, mettant l’accent sur la sécurité et la préservation de la confidentialité des données.

Quels sont les principaux avantages d’Infomaniak ?

Tarifs Abordables : Les offres de boîtes mail professionnelles commencent à partir de 1,5 € par utilisateur et par mois, ce qui est particulièrement compétitif, surtout pour les entreprises possédant déjà leur propre nom de domaine et souhaitant simplement utiliser leur solution de messagerie.
Sécurité renforcée : Infomaniak est équipé d’un puissant filtre anti-spam activé par défaut pour contrer les courriers indésirables et les tentatives de phishing. De plus, les virus sont systématiquement neutralisés et supprimés avant d’atteindre votre boîte mail.
Stockage illimité : Aucune limitation d’espace de stockage n’est imposée à vos e-mails, permettant ainsi l’archivage de toutes vos pièces jointes volumineuses.
Suite kSuite : En plus du webmail professionnel kMail, Infomaniak propose une suite complète d’outils pour les entreprises, incluant le stockage cloud, des alternatives à la suite bureautique traditionnelle pour la création et l’édition de documents, un service de visioconférence, ainsi que la capacité d’envoyer des fichiers de grande taille.
Interface de gestion dédiée : Il est crucial pour une entreprise de disposer d’une interface spécialement conçue pour gérer toutes les adresses e-mails de ses collaborateurs. Infomaniak propose une interface intuitive et facile à prendre en main à cet effet.
Service de Migration : Infomaniak permet l’importation automatique de tous vos anciens e-mails provenant d’autres fournisseurs tels que Gmail, Yahoo, Outlook, OVH, etc.
Fiabilité Assurée : Des sauvegardes quotidiennes et automatiques de l’intégralité de vos e-mails sont réalisées dans deux centres de données distincts, réduisant ainsi considérablement les risques de perte de données.
Personnalisation avancée : Les utilisateurs ont la possibilité de personnaliser leurs dossiers, leurs signatures de courrier électronique et d’autres fonctionnalités. De plus, l’interface utilisateur peut être adaptée pour refléter l’image de marque et l’identité visuelle de l’entreprise.
Application Mobile : Infomaniak propose une application mobile pour Android et iOS, permettant aux utilisateurs de consulter et de gérer leurs e-mails en déplacement.

Quels sont les principaux inconvénients d’Infomaniak kMail ?

Localisation des Données en Suisse : Si des entreprises françaises souhaitent héberger leurs e-mails en France, Infomaniak ne représentera pas la solution optimale, car l’ensemble de leurs centres de données sont situés en Suisse.
Absence de certaines fonctionnalités avancées : En fonction des exigences particulières de l’entreprise, il est envisageable que certaines fonctionnalités ou outils spécifiques ne soient pas disponibles. Cela pourrait inclure des intégrations particulières avec d’autres logiciels, à l’instar des solutions de la suite Google.

Ex2, un hébergeur d’email avec des serveurs en France

EX2 se positionne en tant que société d’hébergement web d’origine franco-canadienne qui offre une gamme complète de services, incluant l’hébergement de sites web ainsi que des solutions pour l’hébergement de boîtes mail professionnelles.

Affichant un fort engagement envers la préservation de l’environnement, cette entreprise propose des services qui présentent un excellent rapport qualité-prix, ce qui en fait une option particulièrement attrayante pour les petites et moyennes entreprises.

Quels sont les principaux avantages d’EX2 pour l’hébergement des emails ?

Le service d’hébergement de mails proposé par EX2 se démarque de la concurrence grâce à plusieurs caractéristiques essentielles :

Activation Instantanée : EX2 offre une activation instantanée des comptes de messagerie électronique, garantissant ainsi aux clients un accès rapide à leurs services.
Comptes Emails Illimités : Les utilisateurs bénéficient de comptes de messagerie et d’un espace de stockage illimités pour moins de 10 euros par mois, leur procurant ainsi une grande flexibilité pour gérer leurs communications électroniques.
Protection Anti-Spam et Antivirus : Le service intègre une protection contre les courriers indésirables grâce à un logiciel anti-spam haut de gamme. Un logiciel antivirus est également inclus pour neutraliser la plupart des virus connus. Les clients sont ainsi protégés contre les e-mails indésirables.
Sauvegardes Quotidiennes : Les sauvegardes quotidiennes incluses garantissent une régulière préservation des données des utilisateurs, réduisant ainsi le risque de perte de données.
Adresse IP dédiée : Chaque compte est associé à une adresse IP dédiée.
Support 24/7 Bilingue : Le support est disponible 24 heures sur 24, en français et en anglais.
Énergie Verte et Localisation : Les e-mails sont stockés sur des serveurs alimentés en énergie verte situés en France ou au Canada.
Engagement social et environnemental : La société s’investit fortement dans le domaine social et environnemental en soutenant diverses associations et initiatives telles que SolarAid et Stripe Climate.
Compatibilité avec Différents Logiciels : EX2 permet l’utilisation du service avec Outlook, Mail ou tout autre logiciel de messagerie, avec une synchronisation des e-mails sur tous les appareils. L’accès via webmail est également possible.
Prix Abordable : Pour accéder à un nombre illimité d’adresses e-mails, le service est proposé à seulement 9,49 euros par mois, avec des frais de configuration de 9,99 euros (équivalant au prix de deux adresses e-mails Google Workspace).
Les clients bénéficient d’une limite d’envoi de 1000 e-mails par heure, ce qui est généralement adéquat pour la plupart des petites et moyennes entreprises françaises comptant moins de 1000 employés de bureau.
EX2 simplifie la transition des e-mails existants vers leur service en fournissant un logiciel dédié et une équipe d’experts pour assurer une migration sans tracas. Le service est compatible avec toutes les boîtes de messagerie et permet de transférer intégralement tous les e-mails et dossiers.

Parmi les principaux avantages de ce service, on compte la possibilité d’avoir des comptes de messagerie et d’espace de stockage illimités, une protection contre les courriers indésirables, des sauvegardes quotidiennes, la souplesse d’utilisation avec diverses applications de messagerie électronique, ainsi qu’un support disponible en continu, 24 heures sur 24. La facilité de migration vers leur service est également un atout majeur.

Quels sont les inconvénients d’EX2 ?

Des frais de configuration sont à prendre en compte en plus du coût mensuel (à 9,99 euros) ; cependant, ces frais ne sont facturés qu’une seule fois lors de la commande initiale.
Si vous choisissez de ne pas opter pour un logiciel de messagerie professionnel, vous aurez accès gratuitement à un webmail (Roundcube). Toutefois, il est important de noter que ce dernier n’atteint pas le même niveau de performance que des logiciels tels qu’Outlook, kMail ou Gmail.
Une limite est imposée sur le nombre d’e-mails pouvant être envoyés par heure (1000), ce qui pourrait ne pas convenir aux entreprises de plus grande envergure.

ProtonMail

ProtonMail se distingue en tant que service de messagerie électronique sécurisé, mettant en avant la préservation de la vie privée et le chiffrement des données comme éléments centraux.

Établi en Suisse, ce service a été créé par des chercheurs qui se sont croisés lors de leur collaboration au CERN en 2013. ProtonMail repose sur la conviction que le respect de la vie privée est un droit fondamental, ce qui se traduit par une solution de messagerie qui protège la confidentialité et la sécurité des informations de ses utilisateurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels.

Quels sont les avantages de ProtonMail ?

Sécurité et Protection de la Vie Privée : L’un des avantages majeurs de ProtonMail réside dans sa sécurité accrue. Les e-mails et les données des utilisateurs sont soumis à un chiffrement de bout en bout, ce qui signifie que seul l’expéditeur et le destinataire ont la capacité de lire le contenu de l’e-mail. ProtonMail n’a pas accès aux e-mails de ses utilisateurs, ce qui assure un haut niveau de confidentialité.
Juridiction Suisse : Étant établi en Suisse, ProtonMail est assujetti aux lois suisses, qui sont généralement favorables à la protection de la vie privée. Les serveurs hébergeant les e-mails sont également situés en Suisse.
Open Source : Le code source de ProtonMail est public, ce qui permet à la communauté de l’examiner afin de détecter toute faille de sécurité ou porte dérobée éventuelle.
Absence de publicités : Contrairement à de nombreux autres fournisseurs de messagerie, ProtonMail n’affiche pas de publicités et ne vend pas les données de ses utilisateurs à des tiers à des fins publicitaires.
Gestion Facilitée : Contrairement à certains autres services, choisir ProtonMail n’implique pas la nécessité de gérer un hébergement web par soi-même. Il suffit de réserver un nom de domaine auprès d’un registraire tiers, puis de le lier à ce service.

Quels sont les inconvénients de ProtonMail ?

Fonctionnalités restreintes dans la Version Gratuite : ProtonMail propose une version gratuite de son service, mais elle présente des limitations, telles qu’une capacité de stockage limitée à 500 Mo et un quota restreint de messages par jour. Pour bénéficier d’un espace de stockage plus important et d’autres fonctionnalités, une transition vers un abonnement payant est nécessaire.
Interface Moins Intuitive que Certains Concurrents : Certains utilisateurs estiment que l’interface de ProtonMail n’est pas aussi conviviale que celle de services de messagerie plus populaires, à l’instar de Gmail.
Recherche Limitée : En raison du chiffrement robuste, ProtonMail n’a pas la capacité d’indexer intégralement le contenu de vos e-mails pour une recherche complète, comme le permet Gmail. Cela peut rendre la recherche d’anciens e-mails plus complexe.
Compatibilité : Certains intégrations tierces (par exemple, avec des clients de messagerie couramment utilisés) peuvent être plus délicates à mettre en œuvre en raison du fort niveau de cryptage utilisé par ProtonMail.
Absence de réservation de Nom de Domaine : Contrairement à des services comme EX2 ou Infomaniak, ProtonMail ne propose pas la possibilité d’enregistrer un nom de domaine via sa plateforme.

ProtonMail se présente comme une excellente option pour ceux qui recherchent une solution hautement sécurisée avec une meilleure protection de la confidentialité de leurs échanges par e-mail. Toutefois, cela peut entraîner certains compromis en termes de fonctionnalités et de convivialité par rapport à d’autres services de messagerie plus conventionnels.

Google WorkSpace couplé à Gmail

Google Workspace, anciennement G Suite, constitue une suite d’outils de productivité en cloud développée par Google. Elle propose une gamme complète d’applications et de services destinés aux entreprises, aux établissements éducatifs et aux organisations à but non lucratif. L’un des éléments essentiels de Google Workspace réside dans son service d’hébergement d’e-mails, en partenariat avec Gmail.

Google Workspace propose une solution professionnelle d’hébergement d’e-mails sur le cloud, offrant la possibilité aux utilisateurs de créer et de gérer des adresses e-mail personnalisées associées à leur propre nom de domaine.

Ci-dessous, vous trouverez une liste de points positifs et de points négatifs concernant l’utilisation de Google Workspace en tant que service d’hébergement d’e-mails :

Quels sont les avantages de Google Workspace ?

Fiabilité et Disponibilité : Grâce à son infrastructure robuste, Google présente une fiabilité élevée, ce qui se traduit par une rare indisponibilité ou perte d’e-mails. La probabilité de perte de données est minime.
Sécurité : Google met en œuvre des mesures de sécurité avancées pour garantir la protection des comptes et des données des utilisateurs. Ces mesures englobent la détection des spams, la défense contre les logiciels malveillants, l’authentification en deux étapes, ainsi que le chiffrement des données lors de leur transit, entre autres.
Espace de Stockage Généreux : En général, Google Workspace propose un espace de stockage substantiel pour les e-mails, permettant ainsi aux utilisateurs de conserver un grand nombre de messages et de pièces jointes. Dans le premier plan, chaque utilisateur bénéficie de 30 Go de stockage par adresse e-mail.
Intégration avec d’autres Services Google : Google Workspace est étroitement intégré à d’autres services de Google, comme Google Drive, Google Agenda et Google Docs. Cette synergie facilite grandement la collaboration et la gestion des tâches.

Quels sont les principaux inconvénients de Gmail dans Google Workspace ?

Coût : Bien que Google Workspace propose diverses formules tarifaires, il convient de noter qu’il s’agit d’un service payant. Les petites entreprises et les organisations à but non lucratif, aux ressources financières restreintes, peuvent percevoir les frais d’abonnement mensuels ou annuels comme étant relativement élevés. Effectivement, le coût par adresse e-mail professionnelle créée est évalué à 5,75 euros par utilisateur et par mois.
Dépendance à Internet : Étant donné que Google Workspace opère dans le cloud, l’accès aux e-mails ainsi que leur envoi requièrent une connexion Internet. En cas de panne de réseau ou de disponibilité limitée de la connexion Internet, l’accès aux e-mails peut être entravé, à moins que l’option « hors connexion » de Gmail n’ait été activée au préalable.
Confidentialité des Données : Étant une entreprise américaine avec des serveurs hors du territoire français, Google suscite parfois des inquiétudes en matière de confidentialité et de respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cela peut préoccuper certaines entreprises qui préfèrent exercer un contrôle total sur leurs données sensibles.

Google Workspace propose un service d’hébergement d’e-mails solide, sécurisé et richement fonctionnel. Néanmoins, il est crucial de prendre en considération les aspects financiers, la dépendance à Internet et les préoccupations relatives à la confidentialité des données avant de décider de son utilisation.

Microsoft Exchange couplé à Outlook

Microsoft Exchange représente une solution de serveur de messagerie et de collaboration élaborée par Microsoft.

Cette solution propose une palette étendue de fonctionnalités pour superviser et structurer les échanges électroniques au sein d’une organisation. Exchange est largement adopté par de multiples entreprises et entités à l’échelle mondiale, généralement associé à Outlook, le client de messagerie développé par Microsoft.

Quels sont les avantages de Microsoft Exchange ?

Fiabilité : Exchange est reconnu pour sa fiabilité supérieure. Il garantit une disponibilité élevée grâce à des mécanismes tels que la duplication des bases de données, la redondance des serveurs et la restauration après incident. Cette approche assure un accès permanent aux e-mails et aux données des utilisateurs.
Sécurité renforcée : Microsoft Exchange propose des mesures de sécurité avancées pour protéger les données confidentielles. Il prend en charge des protocoles de chiffrement comme SSL/TLS pour sécuriser les communications. Il intègre également des fonctions de filtrage antispam, de détection de logiciels malveillants et de contrôle d’accès pour prévenir les violations de sécurité.
Collaboration Avancée : Exchange facilite la collaboration au sein d’une organisation en proposant des options comme le partage de calendriers, de contacts et de tâches, ainsi que la gestion des réunions. Il met également à disposition des outils pour le partage et la collaboration sur les fichiers. Cela favorise une collaboration efficace et coordonnée au sein des équipes.
Intégration avec d’autres produits Microsoft : Du fait de son affiliation à Microsoft, Exchange s’intègre harmonieusement avec d’autres solutions de la marque, notamment Outlook, SharePoint et Microsoft Teams. Cette cohérence offre une expérience utilisateur fluide et amplifie la productivité en capitalisant sur les synergies entre ces diverses plateformes.

Quels sont les principaux inconvénients de Microsoft Exchange ?

Coût élevé : Microsoft Exchange peut engendrer un investissement financier substantiel, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. En plus de la dépense initiale pour la licence, il faut aussi considérer les frais associés à la maintenance, la gestion et les mises à jour du serveur Exchange.
Complexité de déploiement et de gestion : Le déploiement et la gestion d’un serveur Exchange peuvent être complexes, nécessitant des compétences techniques avancées. Cela peut exiger des ressources supplémentaires, notamment du personnel informatique qualifié, pour assurer une configuration et un entretien appropriés.
Dépendance envers Microsoft : L’adoption de Microsoft Exchange implique une dépendance envers Microsoft pour le support technique et les mises à jour logicielles. Cela peut restreindre la souplesse de l’entreprise en matière de choix de fournisseur et de personnalisation des fonctionnalités selon ses besoins spécifiques.
Exigence d’une Infrastructure Matérielle Solide : L’hébergement local d’Exchange nécessite une infrastructure matérielle robuste, incluant des serveurs performants, du stockage adéquat et une connectivité réseau fiable. Ceci peut engendrer des coûts supplémentaires en termes d’équipements et de maintenance.

Microsoft Exchange se distingue par sa puissance, sa fiabilité et sa sécurité en tant que solution de serveur de messagerie et de collaboration. Elle offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour les entreprises, favorisant la collaboration et l’efficacité des utilisateurs. Toutefois, il est essentiel de prendre en compte les considérations relatives aux coûts, à la complexité du déploiement et de la gestion, ainsi qu’à la dépendance envers Microsoft lors de l’évaluation de l’option d’adopter Exchange comme service d’hébergement d’e-mails.

D’autres hébergeurs proposent également des services d’hébergement d’emails

La majorité des fournisseurs d‘hébergement web offrent actuellement la possibilité d’héberger des adresses e-mail sur des serveurs partagés ou exclusifs.

Hostinger

Grâce au forfait d’hébergement Premium d’Hostinger, accessible à partir de quelques euros par mois, vous avez la capacité d’héberger jusqu’à 100 adresses e-mail professionnelles sur un hébergement web partagé. Ce même hébergement peut également être utilisé pour votre site web.

O2switch

O2switch représente un hébergeur qui opère avec ses centres de données localisés en France. En plus de fournir des services d’hébergement de sites web, O2switch offre la possibilité de créer et d’héberger des adresses e-mails professionnelles. Une caractéristique notable est qu’il n’y a pas de limite quant au nombre de comptes e-mail pouvant être générés depuis l’interface d’administration du serveur d’O2switch.

Planet Hoster

D’autre part, Planet Hoster se distingue en tant qu‘hébergeur web écologique, choisi par plus de 150 000 entreprises à travers le globe. Tout comme O2switch, Planet Hoster permet la création illimitée d’adresses e-mails professionnelles par le biais de son interface d’administration.

Comment choisir son service d’hébergement d’emails professionnels ?

Lorsque vous sélectionnez un service d’hébergement pour vos e-mails professionnels, il est essentiel de prendre en compte plusieurs facteurs afin de garantir que vous optiez pour la solution la mieux adaptée à vos exigences.

Voici quelques critères importants à considérer :

1.Capacité de stockage :Il est crucial de s’assurer que le service offre une capacité de stockage adéquate pour vos besoins actuels et futurs. Vérifiez également la disponibilité d’options d’expansion ou de mise à niveau.

2.Sécurité :La sécurité des e-mails professionnels est primordiale. Recherchez un service qui met en œuvre des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage des données, la détection de logiciels malveillants, la prévention du phishing et des pare-feu solides.

3.Fiabilité :Examinez la réputation de fiabilité du fournisseur de services. Assurez-vous qu’ils garantissent une disponibilité élevée avec un minimum, voire pas du tout, d’interruptions pour préserver la continuité de vos communications professionnelles.

4.Fonctionnalités : Évaluez les fonctionnalités offertes par le service d’hébergement d’e-mails. Certaines caractéristiques essentielles à évaluer comprennent la synchronisation des calendriers, la gestion des contacts, la possibilité de collaboration en ligne et l’intégration avec d’autres outils professionnels.

5.Interface utilisateur conviviale :Une interface utilisateur intuitive et conviviale facilitera la gestion de vos e-mails. Assurez-vous que l’interface proposée est conviviale et correspond à vos préférences.

6.Support technique :Un support client réactif et efficace est indispensable. Optez pour un fournisseur offrant un support technique accessible via téléphone, chat en direct ou e-mail, de préférence disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

7.Prix : Comparez les différents plans tarifaires proposés par les fournisseurs. Assurez-vous de comprendre les coûts associés au stockage supplémentaire, aux fonctionnalités avancées et aux mises à niveau éventuelles.

8. Intégration : Si vous utilisez déjà d’autres outils et services professionnels tels que des suites bureautiques ou des solutions de gestion de projets, vérifiez la compatibilité et l’intégration de l’hébergement d’e-mails avec ces solutions.

9.Politique de sauvegarde et de récupération des données :Assurez-vous que le service propose des sauvegardes régulières et une possibilité de récupération en cas de perte accidentelle.

10.Réputation et avis des utilisateurs : Faites des recherches sur la réputation et les retours d’utilisateurs concernant le fournisseur envisagé. Cela peut vous fournir un aperçu de la satisfaction des clients et de la qualité du service.

En tenant compte de ces divers critères, vous serez en mesure de choisir un service qui répondra au mieux à vos besoins spécifiques et vous offrira une communication professionnelle efficace et sécurisée pour votre entreprise.

Les questions fréquentes sur les hébergeurs de mails professionnels :

Qu’est-ce qu’un hébergeur de mails ?

Un hébergeur de messagerie électronique, également connu sous le nom de serveur de courriels, est une société qui offre un espace de stockage ainsi que des outils de gestion pour les messages électroniques d’une entreprise ou d’une institution.

Son fonctionnement est comparable à celui d’un hébergeur web, qui assure l’hébergement et la gestion des sites internet. Cependant, dans ce cas, l’accent est mis sur le stockage, la gestion et la sauvegarde des courriels.

Boite mail et serveur d’emails : quelles différences ?

Contrairement à une boîte e-mail professionnelle, un serveur de messagerie électronique se concentre sur le stockage, la réception et la mise à disposition des e-mails, tandis qu’une boîte e-mail offre principalement une interface de gestion des e-mails à ses utilisateurs.

Cela étant dit, de nombreux hébergeurs incluent dans leurs services de stockage une interface webmail gratuite, telle que Roundcube par exemple. Cela permet à leurs clients de gérer leurs e-mails sans nécessairement avoir à investir dans une boîte de messagerie professionnelle.

Quand avoir recours à un service d’hébergement d’emails professionnels ?

1- Traiter des centaines et milliers d’emails professionnels

L’utilisation d’un service de messagerie traditionnel tel que Gmail ou Yahoo peut être adéquate pour une personne ou une très petite entreprise qui reçoit un volume limité de courriels chaque jour et ne cherche pas à personnaliser son adresse e-mail.

Cependant, pour une entreprise qui traite des milliers, voire des dizaines de milliers de courriels chaque semaine, la capacité de stockage fournie par ces services peut se révéler insuffisante. De plus, ces services imposent souvent des restrictions quant au nombre de courriels que vous pouvez envoyer et recevoir par jour, une limitation qui ne s’applique pas lorsque vous gérez vos propres serveurs.

2- Stocker et envoyée autant d’emails que nécessaire

Un serveur de messagerie dédié offre un espace de stockage sécurisé pour gérer et sauvegarder tous les courriels reçus, sans imposer de restrictions sur la quantité de courriels que vous pouvez envoyer ou recevoir quotidiennement. De plus, il met à disposition des outils de gestion de courrier électronique gratuits qui simplifient l’organisation, la recherche et la récupération des courriels (bien que la connexion à des services de gestion d’e-mails professionnels et payants soit également envisageable).

3- Personnaliser les adresses emails de sa société

Un autre avantage significatif d’un hébergeur de messagerie est la capacité de personnaliser les adresses e-mail avec le nom de domaine de votre site. Plutôt que d’utiliser une adresse générique comme « supportentreprise@gmail.com« , vous pouvez mettre en place une adresse de courrier électronique professionnelle telle que « support@votresite.com ». Cette approche confère une image plus professionnelle à votre entreprise et vous permet de vous distinguer de la concurrence.

4- Mieux gérer la confidentialité de ses emails

Enfin, l’un des principaux avantages liés à la possession de son propre service d’hébergement d’e-mails réside dans la confidentialité et la conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : en choisissant les serveurs sur lesquels vos e-mails seront hébergés, vous seul avez accès à vos messages et exercez un contrôle total sur leur sécurité (par le biais de votre fournisseur).

En somme, un hébergeur de messagerie dédié offre une capacité de stockage étendue, des outils de gestion d’e-mails efficaces, la possibilité de personnaliser vos adresses e-mail et une sécurité renforcée des données. Cela en fait une option séduisante pour les entreprises et les institutions qui traitent un grand volume d’e-mails.

Comment fonctionne un serveur de messagerie électronique techniquement ?

Un serveur de messagerie électronique est un système informatique conçu pour gérer l’envoi, la réception, le stockage et la gestion des messages électroniques.

Techniquement, le fonctionnement d’un serveur de messagerie implique plusieurs étapes clés. Voici une explication détaillée de ces étapes :

1.Protocoles de messagerie :Les serveurs de messagerie utilisent généralement des protocoles standardisés tels que SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour l’envoi de messages et POP3 (Post Office Protocol version 3) ou IMAP (Internet Message Access Protocol) pour la récupération des messages.

2.Résolution des noms de domaine : Lorsqu’un utilisateur envoie un message à une adresse e-mail spécifique (par exemple, prenom@votreentreprise.com), le serveur de messagerie doit d’abord résoudre le nom de domaine « votreentreprise.com » pour trouver l’adresse IP du serveur de messagerie responsable de ce domaine.

3.Envoi du message : Une fois que le serveur de messagerie a résolu l’adresse IP du serveur de destination, il établit une connexion via le protocole SMTP et transfère le message à ce serveur. Le serveur de messagerie émetteur utilise le protocole SMTP pour communiquer avec le serveur de messagerie récepteur et lui transmettre le message.

4.Routage : Pendant l’envoi, le serveur de messagerie utilise des enregistrements DNS spécifiques (comme les enregistrements MX) pour déterminer l’itinéraire optimal afin d’acheminer le message vers le serveur de messagerie de destination. Le routage est généralement basé sur les enregistrements DNS configurés par l’administrateur du domaine.

5.Vérification des erreurs et gestion des files d’attente :Le serveur de messagerie de destination reçoit le message et effectue des vérifications, telles que la validation de l’authenticité de l’expéditeur, la recherche de virus ou de spam éventuels, ainsi que la vérification de la disponibilité du destinataire. Si le serveur de messagerie de destination n’est pas accessible ou si le destinataire est indisponible, le message peut être mis en file d’attente pour une nouvelle tentative de livraison ultérieure.

6.Stockage des messages : Une fois que le message est reçu avec succès, le serveur de messagerie de destination le stocke dans une boîte aux lettres associée au destinataire. Cette boîte aux lettres peut être stockée localement sur le serveur ou être accessible à distance via les protocoles POP3 ou IMAP.

7.Accès aux messages :Les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages en se connectant au serveur de messagerie via des clients de messagerie, tels que des applications de messagerie sur ordinateur ou des applications mobiles. Les protocoles POP3 ou IMAP sont utilisés pour récupérer les messages à partir du serveur et les télécharger sur le périphérique de l’utilisateur.

8.Fonctionnalités supplémentaires :Les serveurs de messagerie peuvent proposer diverses fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des carnets d’adresses, la configuration de filtres anti-spam, la possibilité de rediriger ou de transférer automatiquement les messages, la synchronisation entre plusieurs appareils, etc.

Comment héberger une adresse email professionnelle ?

Pour héberger une adresse e-mail professionnelle sur un serveur, suivez ces étapes détaillées :

1.Choisissez un nom de domaine : Commencez par enregistrer un nom de domaine qui correspond à votre entreprise, tel que « monentreprise.com ». Vérifiez la disponibilité du nom de domaine et enregistrez-le auprès d’un registraire de domaine, comme EX2, qui propose un enregistrement gratuit à vie si vous prenez un hébergement web en même temps.

2.Sélectionnez un fournisseur d’hébergement : Optez pour un fournisseur d’hébergement qui offre des services d’hébergement d’e-mails, tels que EX2, Infomaniak, Hostinger ou O2switch. Vérifiez que les fonctionnalités nécessaires sont proposées, comme une capacité de stockage adéquate, une sécurité solide et un bon support technique.

3.Configurez le serveur de messagerie : Une fois le fournisseur choisi, suivez les instructions fournies pour configurer le serveur de messagerie. Cette étape implique généralement la création d’enregistrements DNS spécifiques pour diriger les e-mails vers votre serveur.

4.Créez des comptes de messagerie : Une fois que le serveur de messagerie est configuré, créez des comptes de messagerie professionnels pour vos employés via le panneau de contrôle (Cpanel) de votre hébergeur. Chaque compte doit avoir une adresse e-mail unique et un mot de passe sécurisé (des générateurs de mots de passe robustes sont souvent inclus).

5.Configurez les clients de messagerie : Configurez les clients de messagerie sur les appareils de vos employés pour qu’ils puissent envoyer et recevoir des e-mails. Utilisez des applications comme Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail, etc. Vous devrez fournir les paramètres du serveur de messagerie (POP ou IMAP, serveur entrant et sortant, etc.) pour une configuration correcte.

6.Sécurisez votre système de messagerie : Mettez en place des mesures de sécurité solides pour protéger vos comptes de messagerie contre les menaces potentielles. Utilisez des mots de passe forts, activez l’authentification à deux facteurs et sensibilisez vos employés à la sécurité.

7.Effectuez des sauvegardes régulières : Sauvegardez régulièrement vos données de messagerie pour éviter toute perte accidentelle. Votre fournisseur d’hébergement doit proposer des options de sauvegarde automatique, ou vous pouvez le faire manuellement.

Si vous avez choisi un hébergement web en plus de l’achat de votre nom de domaine, n’hésitez pas à contacter le support client pour obtenir de l’aide dans la configuration de vos adresses e-mail professionnelles.

Existe-t-il des hébergeurs de mails gratuits ?

Oui, il existe plusieurs hébergeurs de messagerie gratuits disponibles. Voici quelques-uns des plus populaires :

1.Gmail : Gmail, fourni par Google, est l’un des services de messagerie gratuits les plus largement utilisés. Il offre une grande capacité de stockage, une interface conviviale et de nombreuses fonctionnalités.

2.Outlook.com : Outlook.com, anciennement connu sous le nom de Hotmail, est un service de messagerie gratuit fourni par Microsoft. Il propose également une grande capacité de stockage, une intégration avec d’autres services Microsoft tels que Skype et OneDrive, ainsi que des fonctionnalités avancées.

3.Yahoo Mail : Yahoo Mail est un autre service de messagerie gratuit bien connu. Il offre une interface moderne, une capacité de stockage généreuse et des fonctionnalités telles que l’intégration des contacts et la personnalisation de l’interface.

4.ProtonMail : ProtonMail est un service de messagerie gratuit axé sur la sécurité et la confidentialité. Il utilise un cryptage de bout en bout pour protéger vos e-mails et ne stocke pas d’informations personnelles vous concernant.

5.Zoho Mail : Zoho Mail offre une messagerie gratuite avec des fonctionnalités de base pour les particuliers et les petites entreprises. Il propose également des plans payants avec des fonctionnalités avancées pour les entreprises.

Il est cependant important de noter que les hébergeurs de messagerie gratuits peuvent avoir certaines limitations, telles que des restrictions de stockage, de fonctionnalités ou la présence de publicités. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées ou d’une plus grande capacité de stockage, il peut être judicieux de passer à un service payant ou de considérer un hébergement de messagerie auto-hébergé.

Quel hébergeur mail choisir ?

À la lumière des détails mentionnés précédemment, nous vous suggérons deux options pour votre considération : opter pour un service sécurisé tel qu’Infomaniak kMail ou choisir Ex2 si l’hébergement de vos e-mails sur des serveurs en France est votre priorité.

Cependant, si vos préoccupations se concentrent davantage sur les fonctionnalités disponibles dans votre boîte de réception et moins sur le lieu d‘hébergement des données, les alternatives optimales à envisager sont Google Workspace, Infomaniak kMail et Microsoft Exchange.