Messagerie Gmail : 15 astuces pour mieux l’utiliser

Gmail, sans conteste, est le service de messagerie le plus populaire à l’échelle mondiale, utilisé quotidiennement par des millions de personnes pour échanger des courriers électroniques. Cependant, de nombreuses fonctionnalités de Gmail restent méconnues du grand public. Pourtant, ces fonctionnalités offrent une multitude de possibilités pour simplifier votre vie, économiser du temps et améliorer votre productivité.

Dans ce guide, nous allons partager avec vous 15 astuces extraordinaires qui vous permettront de maîtriser Gmail au mieux.

1. Mettre une signature sur Gmail

Utilisez-vous souvent une signature avec votre nom, vos coordonnées, une formule de politesse ou un logo à la fin de vos messages ? La fonctionnalité de signatures automatiques de Gmail est là pour vous faire gagner du temps en évitant de tout retaper à chaque fois. Pour l’activer, il vous suffit de vous rendre dans les « Paramètres » de Gmail, puis de cliquer sur l’onglet « Général ». Faites défiler la page jusqu’à trouver le champ « Signature » et saisissez le texte souhaité. Vous pouvez utiliser jusqu’à 10 000 caractères dans votre signature et personnaliser celle-ci en ajoutant une image ou en modifiant le style du texte.

Si vous souhaitez ne pas inclure de signature dans un message spécifique, il vous suffit de la supprimer comme vous le feriez avec n’importe quel autre texte saisi.

2. Créer un modèle de mail

Vous êtes fatigué d’écrire les mêmes textes dans vos e-mails encore et encore ? Gmail vous offre la possibilité de les enregistrer en tant que modèles et de les insérer facilement dans vos messages en seulement quelques clics. Cette fonctionnalité est extrêmement pratique pour gagner un temps précieux et améliorer votre productivité. Pour y accéder, rendez-vous dans les « Paramètres » de Gmail, puis sélectionnez l’onglet « Avancés ». Activez l’option « Modèles » et n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications ».

Pour créer votre modèle, ouvrez simplement un nouveau message, rédigez votre texte, puis cliquez sur les trois points situés en bas à droite de la fenêtre. Survolez l’option « Modèles » et choisissez « Enregistrer en tant que modèle ».

Vos modèles existants sont accessibles via les trois petits points mentionnés précédemment. Il vous suffit de cliquer dessus pour qu’ils s’appliquent automatiquement à votre e-mail.

3. Annuler un mail envoyé par erreur

Si vous avez commis une faute dans un e-mail important ou si vous l’avez envoyé à la mauvaise personne, ne paniquez pas ! Sachez que Gmail dispose d’une fonctionnalité d’annulation d’envoi qui vous permet de corriger ces erreurs. Par défaut, vous disposez d’un délai de 5 secondes pour annuler l’envoi. Cependant, ce laps de temps peut être prolongé en ajustant les paramètres.

Pour ce faire, rendez-vous dans les « Paramètres » de Gmail, puis sélectionnez l’onglet « Général ». Dans la section « Annuler l’envoi », cliquez sur le menu déroulant et augmentez le délai d’annulation à 10, 20 ou 30 secondes, selon vos préférences.

4. Programmer l’envoi d’un message

Si vous avez besoin d’envoyer un e-mail à une heure précise, vous n’avez pas à attendre pour l’envoyer. Gmail propose une fonctionnalité de programmation d’envoi de messages très pratique. Tout d’abord, rédigez votre e-mail. Une fois prêt, cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas à côté du bouton « Envoyer », puis sélectionnez « Programmer l’envoi ». Vous pouvez ensuite choisir la date et l’heure auxquelles vous souhaitez envoyer le message en utilisant les suggestions de Google ou en les saisissant vous-même.

Si vous souhaitez annuler ou modifier un e-mail programmé avant qu’il ne soit envoyé, vous pouvez le retrouver dans la catégorie « Planifiés« .

5. Activer un message d’absence ou une réponse automatique

Lorsque vous êtes en vacances, il est préférable de prévenir vos contacts en utilisant un message d’absence. Avec Gmail, cela est très simple à mettre en place ! Les réponses automatiques sur ce service de messagerie fonctionnent de manière similaire aux messages d’absence des boîtes vocales. Vous pouvez y indiquer votre date de retour, un autre moyen de vous contacter, ainsi que le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence.

Pour activer la réponse automatique, vous devez accéder aux « Paramètres » de Gmail, puis à l’onglet « Général ». Faites défiler l’écran vers le bas pour atteindre la section « Réponse automatique ». Vous pouvez activer la fonctionnalité en basculant le bouton correspondant sur la position « Activé ». Ensuite, vous pouvez sélectionner la plage de dates pendant laquelle la réponse automatique sera activée et saisir le message que vous souhaitez envoyer.

6. Afficher un aperçu de vos e-mails

Cette fonctionnalité méconnue de Gmail peut s’avérer très utile pour de nombreux utilisateurs. Elle permet d’afficher une partie du contenu d’un e-mail directement dans votre boîte de réception, évitant ainsi d’avoir à ouvrir chaque e-mail individuellement pour consulter leur contenu.

Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous dans les « Paramètres » de Gmail, puis sélectionnez l’onglet « Boîte de réception« . Faites défiler la page jusqu’à l’option « Volet de lecture ». Cochez la case correspondante pour l’activer, puis choisissez un mode de fractionnement selon vos préférences.

7. Optimiser votre espace de stockage sur gmail

La version gratuite de Gmail offre un espace de stockage de 15 Go, qui comprend également les fichiers de votre espace Cloud Google Drive. Lorsque vous atteignez cette limite, vous ne pouvez plus recevoir de nouveaux e-mails. Cependant, il est possible d’optimiser cet espace afin de l’utiliser aussi longtemps que possible.

Si votre boîte de réception est remplie de messages inutiles, vous pouvez les supprimer pour libérer de l’espace. Pour ce faire, cliquez sur la ligne de recherche située à droite de la barre de recherche, représentée par une petite flèche. Ensuite, cliquez sur le bouton « Rechercher » pour afficher les messages que vous pouvez supprimer.

8. Utiliser les fonctions de suivi des mails importants

Dans la boîte de réception de Gmail, vous pouvez utiliser l’icône en forme d’étoile pour marquer les e-mails que vous souhaitez suivre, ainsi qu’un autre symbole sous forme de flèche pour indiquer les e-mails importants. Ces deux éléments vous aident à organiser votre messagerie de manière plus efficace et à trier vos e-mails de manière judicieuse. Ils vous permettent de donner la priorité à ce qui est important et de ne rien oublier, en particulier si vous gérez plusieurs e-mails chaque jour.

Pour utiliser cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur l’icône en forme d’étoile à gauche du message que vous souhaitez marquer. Vous pouvez ensuite retrouver vos e-mails suivis dans l’onglet « Messages suivis« .

9. Bloquer une adresse mail

Si vous êtes continuellement harcelé par un expéditeur qui vous envoie constamment des messages, la solution la plus simple consiste à ajouter son adresse e-mail à votre liste noire. Cela aura pour effet de faire en sorte que ses futurs messages soient directement classés comme spams.

Pour bloquer un expéditeur, suivez ces étapes simples : Ouvrez l’un des e-mails de l’expéditeur en question, puis repérez les trois points verticaux situés sur la même ligne que le nom de l’expéditeur. Cliquez sur ces trois points et sélectionnez l’option « Bloquer ». Confirmez le processus en appuyant sur « Bloquer« .

10. Se servir des raccourcis clavier dans Gmail

Gmail offre une gamme de raccourcis clavier qui vous permettent de contrôler presque tout sans avoir à utiliser la souris. Une fois que vous les maîtrisez, vous pouvez naviguer facilement dans votre messagerie et optimiser votre temps de travail.

Pour commencer, vous devez activer la fonction des raccourcis clavier dans l’onglet « Général » des paramètres. Ensuite, vous pouvez utiliser les raccourcis suivants :

  • C : Nouveau message
  • K : Passer à la conversation suivante
  • J : Passer à la conversation précédente
  • O : Ouvrir une conversation
  • U : Revenir à la liste des conversations et actualiser la page
  • E : Archiver un message
  • R : Répondre
  • A : Répondre à tous
  • F : Transférer
  • CTRL + S : Enregistrer comme brouillon
  • # : Supprimer
  • / : Accéder directement au champ de recherche
  • TAB puis ENTRÉE : Envoyer le message
  • Y puis O : Archiver une conversation puis passer à la suivante
  • G puis A : Ouvrir le dossier « Tous les messages »

Ces raccourcis clavier vous permettent de naviguer rapidement dans Gmail et d’effectuer différentes actions sans avoir à utiliser la souris.

11.  Envoyer de l’argent grâce à Gmail

Une fonctionnalité incroyable de Gmail est la possibilité d’envoyer de l’argent directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez également recevoir de l’argent envoyé par d’autres personnes en utilisant votre compte Google Pay, votre compte bancaire ou votre carte de crédit. Il convient de noter que les transactions sont exemptes de frais.

Pour profiter de cette option, commencez par rédiger votre e-mail en indiquant le destinataire. Ensuite, cliquez sur l’icône des pièces jointes et sélectionnez l’option « Envoyer de l’argent » pour spécifier le montant que vous souhaitez envoyer. Il vous suffit de confirmer pour finaliser l’opération.

12.  Protéger un mail avec un mot de passe ou un système d’autodestruction

Si vous souhaitez envoyer des données confidentielles par courrier électronique, il est important de savoir que vous avez la possibilité de protéger votre message en utilisant un mot de passe ou en activant une fonctionnalité d’autodestruction. Pour expérimenter cette option, vous pouvez rédiger votre courrier électronique comme d’habitude, puis cliquer sur l’icône du cadenas située dans la barre d’outils inférieure. Une nouvelle page s’affichera, vous permettant de programmer la date d’expiration du message. Vous avez également la possibilité d’exiger un code secret qui sera envoyé par SMS au destinataire. Une fois la configuration terminée, vous pouvez envoyer votre message en toute sécurité.

13.  Améliorer la recherche au sein des emails

La recherche d’un e-mail dans une boîte de réception remplie peut parfois être difficile. Heureusement, Gmail propose un système de recherche avancée qui facilite la recherche d’un message spécifique. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la flèche située à droite de la barre de recherche, ce qui affichera le menu de recherche avancée.

Ce menu vous permet de filtrer vos messages en fonction de différents critères tels que le nom de l’expéditeur, l’objet de l’e-mail, le contenu, la date ou même la taille du message. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique lorsque votre boîte de réception commence à manquer d’espace.

14.  Personnaliser le thème et l’affichage de la boîte de réception

Gmail est livré avec un thème blanc par défaut, mais vous avez la possibilité d’utiliser des thèmes prédéfinis ou de le personnaliser selon vos goûts. Vous disposez également d’autres options pour modifier l’apparence de votre boîte Gmail.

Pour personnaliser votre boîte Gmail, accédez aux « Paramètres ». Vous y trouverez différentes options en fonction de vos préférences :

  • Densité d’affichage : vous pouvez choisir entre les options par défaut, normal ou compact pour ajuster la densité de l’affichage.
  • Thème : vous avez la possibilité de sélectionner la couleur et l’image de fond de votre choix pour personnaliser l’apparence de Gmail.
  • Type de boîte de réception : par défaut, les e-mails sont classés chronologiquement, mais vous pouvez modifier cette option pour mettre en avant les e-mails importants, suivis, non lus, etc.
  • Volet de lecture : vous pouvez choisir d’ouvrir le contenu des e-mails à gauche ou en bas tout en maintenant la liste des e-mails visibles.

15.  Gérer toutes vos adresses mail dans Gmail

Si vous utilisez plusieurs adresses e-mail, que ce soit des comptes Yahoo, Outlook ou d’autres plateformes, vous pouvez les gérer tous ensemble dans votre messagerie Gmail. Grâce à une fonctionnalité appelée « Gmailify« , intégrée depuis 2016, vous pouvez facilement associer un compte externe à votre compte Gmail et profiter de toutes ses fonctionnalités. 

Pour ajouter un compte externe, il vous suffit de suivre ces étapes :

  • Accédez aux « Paramètres » de votre compte Gmail.
  • Allez dans l’onglet « Comptes et importation« .
  • Cliquez sur « Ajouter un compte de messagerie« .
  • Renseignez l’adresse e-mail de votre compte Yahoo, Outlook, etc.

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